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信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

王丹

河北省保定市高阳县发展和改革局,河北保定 071500

摘要：信息化快速发展的环境下，行政事业单位档案管理由以往的传统模式向科学化、数字化转变的迫切要求愈加明显。本文主要研究信息化背景下行政事业单位档案管理科学化，核心内涵是依靠信息技术优化档案全流程管理，实现资源整合与智能服务的目的。阐述信息化背景下行政事业单位档案管理科学化对于提高管理效率、加强资源共享、筑牢安全防线、推进治理现代化的重要意义。分析目前存在的问题，提出具体的实现路径，以期为行政事业单位档案管理科学化、档案工作质效的提升提供借鉴。

关键词：信息化；行政事业单位；档案管理；科学化

档案是行政事业单位履职活动的忠实记录，是重要的信息资源与历史凭证，在政务服务、决策支持、内部管理等方面起到不可替代的作用。伴随着信息技术的广泛应用与深入应用，传统的档案管理模式已经无法适应新时代行政事业单位的发展需要，档案管理科学化是必然的。目前我国部分行政事业单位档案管理理念、技术应用、制度建设等方面还存在诸多不足，从而影响到档案管理效能的提高。

一、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的核心内涵与重要意义

1.1核心内涵

信息化背景下行政事业单位档案管理科学化，是以信息技术为依托，以规范管理为基础，以高效利用为目标，对档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全流程实施系统性的改进，创建起标准化、数字化、智能化的档案管理体系。其要义即冲破传统档案管理的时空限制，将档案资源由静态保存变成动态服务，由分散治理变为集中整合，由人工操作变成智能管控，使档案资源更加真实、完整、可用与安全地服务于行政事业单位的中心工作与政务服务大局。档案管理科学化就是技术与管理两方面结合，即技术层面信息化应用与管理层面制度建设、理念更新的有机结合。

1.2重要意义

推进行政事业单位档案管理科学化，可以大大提高档案管理效率，用数字化手段简化档案收集、整理、检索的过程，减少人工操作的误差，使档案管理人员从繁琐的重复性工作里解放出来，把更多的精力投入到档案资源开发和服务优化当中。档案管理科学化可以加强档案资源的共享利用，冲破部门间的资讯壁垒，达成档案资源跨部门、跨领域协同共享，给行政事业单位决策赋予全面、精确的档案支撑，加强决策的科学性与针对性。档案管理科学化可以筑牢档案安全防线，依靠信息化技术创建全方位的安全防护体系，很好地防范档案丢失、篡改、泄露等风险，保证档案资源的长期安全保存。档案管理科学化有利于行政事业单位治理能力的现代化，改善内部管理流程，改进政务服务水平，更符合群众和社会对档案信息利用的要求。

二、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化存在的突出问题

2.1管理理念滞后，重视程度不足

部分行政事业单位对档案管理科学化认识不清，仍以传统档案管理理念看待档案管理，把档案管理简单地理解为纸质文件保管存放，忽略信息化背景下档案管理数字化、智能化的发展。部分单位领导对于档案管理工作重视不足，把主要精力放在业务工作和核心职能上，忽视了档案管理信息化建设的资金、技术、人员等各方面的投入。部分档案管理人员存在一种被动的局面，坚持使用传统的管理模式，在信息技术的接受程度与运用程度上都比较低，不能很好地适应档案管理科学化的需要，还存在抵触情绪，对档案管理信息化转型产生阻碍。

2.2信息化建设不完善，技术应用不深入

行政事业单位档案管理信息化建设存在不平衡、不深入的问题，部分单位虽然配备了档案管理软件和相关设备，但是系统功能单一，只能满足档案的简单录入、存储要求，缺少档案检索、分析、共享、预警等功能，不能实现档案全流程的信息化管理。部分单位的档案管理系统与办公自动化系统、业务系统没有有效衔接，数据不能互通，造成信息孤岛，使档案资源不能高效共享和协同利用。部分单位的档案数字化建设质量不高，存量纸质档案数字化转换不彻底、不规范，增量电子档案收集不及时、整理不标准，破坏了档案资源完整性、可用性的统一。

2.3管理制度不健全，标准规范缺失

目前部分行政事业单位档案管理制度不健全，没有根据信息化的发展需要及时修订和完善相关制度，造成档案管理工作缺少明确的规范和指引。档案管理各项流程没有统一标准，在档案收集范围、整理规范、存储格式、利用权限、销毁流程等各方面都存在着不统一、不规范的现象，从而影响了档案管理的科学性、规范性。电子档案管理相关制度较为薄弱，对电子档案的真实性、完整性、安全性保障没有具体的规定，电子档案的归档、移交、保管等环节没有明确的操作规范，造成电子档案管理混乱，不能充分发挥其价值。档案管理监督考核机制不健全，对档案管理工作的开展情况缺少有效的监督和评价，不能促使档案管理工作质量的提高。

2.4人员队伍薄弱，专业素养欠缺

部分行政事业单位档案管理岗位人员不足，兼职化、年轻化、流动性大是其中的主要表现，专业档案人才短缺现象比较严重，不能满足档案管理科学化和信息化发展的需要。现有的档案管理人员专业知识结构单一，大多缺少系统的档案学、信息技术、数据管理等专业培训，对电子档案管理、系统操作、数据安全等技能掌握不熟练，不能适应信息化档案管理的工作要求。缺少常态化的培养和激励机制，档案管理人员职业认同感低、积极性不高，工作主动性不足，总体专业素质无法适应信息化环境下的档案管理工作的发展要求，造成档案管理科学化水平提高。

三、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的实现路径

3.1更新管理理念，提高重视程度

行政事业单位要树立正确的档案管理理念，在信息化背景之下充分认识档案管理科学化的重要意义，把档案管理工作纳入单位整体发展规划，与业务工作同部署、同推进、同考核。单位领导要重视档案管理工作，增加档案管理信息化建设的投入，保证档案管理工作所需的资金、技术和人员支持。加强档案管理理念宣传，引导档案管理人员转变传统的工作观念，树立数字化、智能化、服务化的管理理念，增强主动创新意识，积极主动学习信息化技术和档案管理新知识，适应档案管理科学化的发展要求。通过专题培训、宣传教育等方式提高全体工作人员的档案意识，引导各部门积极配合档案管理工作，形成上下联动、协同推进的良好工作氛围。

3.2完善信息化建设，深化技术应用

加大档案管理信息化建设投入，根据单位实际需求，搭建功能齐全、高效便捷的档案管理信息化平台，整合档案检索、存储、共享、分析、预警等功能，实现档案全流程信息化管理。推动档案管理系统同办公自动化系统、业务系统无缝对接，冲破信息孤岛的束缚，达成数据互通共享的目的，保证档案资源可以及时被收集起来并加以有效利用。加快存量纸质档案的数字化转换速度，按照相关标准规范进行数字化处理，保证数字化档案的真实性、完整性、可用性，逐步实现档案资源全数字化。加强档案管理系统日常维护和升级，配备专业的技术维护人员，及时排除系统故障，保证系统正常运行。积极利用新一代信息技术，研究区块链、人工智能等技术在档案管理中的应用，提高档案管理的智能化水平，实现档案智能分类、智能检索、智能预警等功能。

3.3健全管理制度，规范管理标准

根据信息化发展需要和单位实际情况，对档案管理制度进行修订和完善，建立完善的档案管理体系，明确档案管理各个环节的职责和要求。制定统一的档案管理标准，规范档案收集范围、整理规范、存储格式、利用权限、销毁流程等，保证档案管理工作的规范化、标准化。完善电子档案管理制度，确定电子档案的归档范围、归档流程、保管要求、利用规范等，建立电子档案的真实性、完整性、安全性保障机制，使电子档案和传统载体档案具有同等效力。健全档案管理监督考核制度，把档案管理工作纳入到工作人员绩效考核体系中，确定考核指标，对档案管理工作实施监督评价，对工作成果突出的给予表彰奖励，对工作敷衍了事的进行督促整改，推动档案管理工作质量的提高。

3.4加强队伍建设，提升专业能力

优化档案管理人员队伍结构，引进懂档案管理、又懂信息技术的复合型人才充实档案管理队伍力量。加强档案管理人员的培训，制定系统培训计划，定期组织档案管理人员参加档案管理、信息化技术等有关培训，重点提高档案管理人员的档案管理专业知识、信息化操作能力、安全防护意识，使档案管理人员熟练运用档案管理系统、数字化工具开展工作。建立完善的档案管理人员激励机制，健全档案管理人员薪酬福利制度，调动档案管理人员工作积极性、主动性，鼓励档案管理人员学习、创新，不断提高自身专业水平。加强与其他行政事业单位之间交流活动，组织档案管理人员参加业务交流会，取别人的先进经验、做法，开阔思路，提高管理水平。优化档案管理人员队伍结构，引进复合型人才，加强专业培训，健全激励机制，加强交流合作，提升档案管理水平。

3.5强化安全防护，筑牢数据防线

行政事业单位把档案安全工作放在信息化建设的核心位置，创建起全方位、多层次的档案安全防护体系。完善电子档案的安全管理制度，对数据采集、存储、传输、利用等各个环节的安全责任作出规定，采用身份认证、权限分级、操作留痕等方式来防止电子档案被篡改、泄露或者丢失。加强档案信息系统安全防护，定时做网络安全漏洞检测和修复，安装防火墙、入侵检测、数据加密等安全技术来防备网络攻击和非法入侵。完善档案数据备份和恢复方案，采用本地备份加云端备份相结合的方式存储备份核心档案数据，制定详细的恢复预案，并且定期开展演练活动，以达到应急情况下档案数据可以迅速恢复的目的。

四、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的保障措施

4.1强化组织领导，构建协同推进机制

行政事业单位应当成立档案管理科学化工作领导小组，单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各业务部门、档案管理部门负责人组成。明确领导小组统筹规划、协调推进、监督考核职责，将档案管理信息化建设列入单位重点工作台账，定期召开专题会议研究解决资金投入、技术对接、人员调配等各方面问题。创建跨部门协同工作机制，确定各部门在档案收集、归档、数字化转换、系统使用等各个环节的责任分工，消除部门壁垒，创建“档案部门牵头、各部门配合、全员参与”的工作局面。将档案管理科学化工作推进情况列入单位年度重点工作考核，和部门绩效、个人评优评先挂钩，压实各级责任，保证各项举措落到实处。

4.2加大资金投入，完善基础设施建设

行政事业单位要统筹安排档案管理信息化建设专项资金，将资金投入纳入年度财政预算和单位经费保障体系之中，按照档案管理科学化发展的需要来分配资金，用于档案管理系统升级、数字化设备购置、网络安全防护设施建设、存量档案数字化处理等项工作。配备高性能服务器、存储设备、扫描仪、加密设备等硬件设施，给档案数字化、智能化管理提供物理支持；不断改善档案管理信息化平台的网络环境，搭建安全、稳定、高速的内部网络体系，保证电子档案存储、传输、共享的顺畅。与此同时还要建立健全资金使用监督制度，保证专项资金专款专用，提高资金使用效益，为档案管理科学化建设提供可靠的物质基础。

4.3推动标准落地，强化规范执行监督

行政事业单位应当以国家、行业以及地方有关档案管理信息化、数字化的相关标准规范为依据，结合单位实际情况制定标准化执行细则，明确电子档案格式标准、数字化处理技术参数、档案管理系统接口规范、数据安全技术要求等，保证档案管理全流程有章可循、有标可依。构建标准执行监督检查机制，档案管理部门、纪检、信息化等部门对各部门、各个人的档案收集、整理、数字化转换、系统使用工作进行定期检查、专项检查，对于违反规定行为及时予以通报整改，限期整改完毕。另外积极参与行业标准交流研讨，吸收先进单位的标准建设经验，不断改进单位档案管理标准体系，使档案管理科学化、规范化水平不断提高。

结语：

信息化时代给行政事业单位档案管理科学化带来机遇，也提出更高的要求。本文经过研究发现，只有确立先进的管理理念，建立完善的信息技术平台，健全完善各项管理制度，加强人才队伍的建设，才能解决目前档案管理中遇到的各种问题，实现档案管理全过程的科学化管控。未来行政事业单位要继续加大对档案管理科学化的重视，不断创新管理方式和提供服务的方式，使档案资源在政务服务和社会发展中发挥更大的作用，促进档案工作与单位整体发展相互促进。

参考文献：

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